Bedrijfsvoering

Wat willen we bereiken?
We willen een betrouwbare overheid zijn met een informatievoorziening die past bij en mee groeit met de organisatie én met onze stad. Een betrouwbare overheid betekent betrouwbare informatie, data en ICT-systemen. Een overheid waarbinnen privacy beschermd wordt en systemen passend beveiligd zijn.

Dit willen we realiseren in een omgeving die continu verandert. De digitale transformatie van de maatschappij biedt elke dag weer nieuwe mogelijkheden om het anders te doen. Investeringen in informatievoorziening, data en ICT die opbrengsten levert op gebied van maatschappelijke opgaven, betere dienstverlening, kwaliteitsverbetering en kostenvermindering. De toenemende digitalisering vraagt steeds meer van de informatievoorziening, data en ICT-voorzieningen. Systemen zijn, steeds complexer en, steeds meer met elkaar verbonden. Ook nieuwe of veranderde wet- en regelgeving (zoals het Europese beleidsprogramma Digital Decade) leidt tot nieuwe digitaliseringseisen en -behoeften.

We willen de basis op orde krijgen én houden. Enerzijds is dit het structureel dekken van materiële kosten voor gecontracteerde voorzieningen (hardware, licenties) en anderzijds het organiseren van de benodigde formatie om deze voorzieningen structureel en zonder duurdere inhuur te kunnen onderhouden. Deze versterkingen dragen direct bij aan het digitaal weerbaarder (bescherming tegen cybercrime) maken van onze organisatie.

Wat gaan we ervoor doen?

Functioneel en Applicatiebeheer
Onze gemeente heeft een grote diversiteit aan taken en daarmee ook een veelheid aan computer­systemen in gebruik. Het inrichten, onderhouden en veilig houden van die systemen is geen eenmalige taak, maar vraagt continu aandacht. Het aantal systemen neemt toe omdat we steeds meer werk digitaal doen en door systemen kunnen laten doen. Ook kost het veilig houden van de systemen meer tijd dan enkele jaren geleden. ­Gelet op het toenemende risico op verstoringen in de bedrijfscontinuïteit, dat de afgelopen tijd is opgelopen tot een hoog niveau, wordt de organisatie vanaf 2025 versterkt op functionele en applicatiebeheerders. We verbeteren daarmee de kwaliteit van het beheerwerk en verlagen de risico’s op verstoringen, succesvolle cyberaanvallen en datalekken. Daarnaast wordt ingezet op het verhogen van de datakwaliteit, zodat we betere gegevens en informatie krijgen en hiermee beter kunnen sturen. Om dit te kunnen doen, versterken we het team functioneel en applicatiebeheerders voor de komende jaren met resp. 7 fte functioneel beheer en 3 fte applicatiebeheer. Deze beheerders worden vooral ingezet in de fysieke werkomgeving, voor de ondersteuning van bestuurlijke- en raadssystemen, in het sociaal domein, voor de beveiligings- en toegangssystemen van het Huis voor de Stad, het financieel systeem en de Microsoft-werkomgevingen met daarin Office en Teams.

Datagedreven werken
Besluiten van de gemeente worden meer en meer gebaseerd op en onderbouwd met de analyses over de (feitelijke) informatie en kennis over en verwachte ontwikkeling van de stad. Maatschappelijke opgaven, beleidsontwikkeling en concrete operationele vraagstukken kunnen met behulp van relevante data efficiënter en effectiever worden aangepakt. Deze toenemende vraag betekent een toenemende hoeveelheid werk in het verzamelen, combineren, verwerken en presenteren van de benodigde data. Daarbij zorgen we dat we – ook in de datastromen – steeds meer automatiseren.

De doelstelling voor 2025 is te blijven voldoen aan de groeiende vraag binnen de organisatie naar informatieproducten op basis van data. Om dit te kunnen doen breiden we het team voor datagedreven werken uit met 1,5 fte. Dit bestaat uit 0,5 fte data-analist om te sturen op basis van data/informatie en 1 fte data-engineer om te zorgen voor goede datastromen, die voldoen aan bijvoorbeeld privacyeisen en veiligheidseisen. We doen dit in nauwe samenwerking met programma Digitale Stad Helmond, waar ook een deel van de financiële dekking vandaan komt.

Toekomstgericht ontwerpen van de Informatievoorziening (domeinarchitectuur)
Gemeente Helmond zet ‘werken onder architectuur’ in als sturingsinstrument om in samenhang haar doelen en ambities voor de stad te realiseren, zodat we de juiste dingen, op de juiste manier doen. Dit vindt onder andere plaats op het niveau van bedrijfsdomeinen (sociaal, ruimte, dienstverlening, bedrijfsvoering, etc.). Een architectuur per ‘business’-domein draagt bij aan efficiënte bedrijfsvoering, het reduceren van complexiteit, het vereenvoudigen van informatiestromen en het ontdubbelen van applicaties. Domeinarchitectuur zetten we ook in bij adviesvraagstukken, bijvoorbeeld op het gebied van processen en privacy.

In 2025-2026 willen we het bedrijven van architectuur breder in de organisatie verankeren. In 2025 starten we met het domein bedrijfsvoering of met het sociaal domein. Hiervoor is nu geen formatie beschikbaar. We breiden daarom het team architectuur gefaseerd uit. Dit bestaat uit 1 fte vanaf 2025 en 2 extra fte vanaf 2026.

Altijd Verbonden
Om het huidige niveau van digitalisering ook in de toekomst te kunnen vasthouden, doen we de noodzakelijke activiteiten voor IT-vernieuwing. Het programma Altijd Verbonden zorgt voor de continuïteit en vernieuwing van gemeentebrede processen en computersystemen. Dit is nodig om te voldoen aan wetgeving en normenkaders, om efficiënt en digitaal te kunnen werken, om verlopen contracten opnieuw aan te besteden en om de ambities van de gemeente (helpen) waar te maken. Dit alles maakt het mogelijk dat medewerkers hun primaire taken voor inwoners en ondernemers kunnen uitvoeren. In 2025 brengen we vernieuwing en verbetering aan op het gebied van omnichannel dienstverlening, duurzame archivering, Wet open overheid en de wet- en regelgeving van het Europese beleidsprogramma ‘Digital Decade’.

Hoewel de ambities groot zijn, kiezen we op dit moment voor een sobere uitvoering om de jaarlijks benodigde investeringen niet structureel te laten toenemen. Met deze ambitie is de reserve Automatisering eind 2026 uitgeput, waardoor vanaf 2027 structureel € 600.000 nodig is om op gelijkblijvend niveau te kunnen opereren. In 2025 investeren we o.a. in het actief in-gebruik-nemen van de Digitale ArchiefRuimte en het verbeteren van interne digitale informatievoorziening en samenwerking met Teams.